친구 A에게 연락이 왔다.
A: 사무실에 업무일정 공유 시스템 만들고 싶은데, 우선 노션으로 대시보드 좀 만들어주라~
R: 그래? 근데 노션이 뭔데?
거기서 시작한, 일반인이 노션으로 팀 업무 공유 대시보드를 처음 만들어본 기록이다.
처음 접해보는 Notion
Notion 공식 홈페이지 : https://www.notion.com/
- 노션은 문서, 메모, 할 일, 데이터베이스, 위키, 프로젝트 관리 기능을 한 공간에 묶어 쓰는 생산성 앱
- 기본 단위는 페이지(Page). 페이지 안에 텍스트, 체크리스트, 표, 이미지, 파일, 링크, 데이터베이스 등을 블록처럼 쌓아 올린다.
- 장점 : 유연성. 사용자가 원하는 구조를 직접 설계할 수 있다.
- 단점 : 노션은 기능이 많은 만큼 처음에는 복잡하게 느껴질 수 있다. 페이지, 블록, 데이터베이스, 관계형 속성, 뷰(View) 개념을 이해해야 제대로 활용할 수 있다.
친해지는 순서
처음 보는 프로그램은 일단 눌러보는 것부터다.
첫 설치본이니 망가지면 다시 깔면 그만. 이것저것 건드려 UI가 눈에 익고 궁금증이 쌓일 때쯤 가이드 영상을 찾는다. 용어와 클릭 동선이 이미 낯익은 상태라야 설명이 들어오기 때문이다. 많은 가이드 영상이 있으나, 주로 참고했던 것은 기초 기능을 설명해주고, 예시를 자세히 보여두는 영상들이 도움이 많이 되었다.
샘플 페이지나 템플릿이 있으면 더 빠르다.
친구가 보내준 노션 페이지는 내부 기능은 훌륭했지만 직관성이 아쉬웠다. 어떻게 직관적이고 쉽게 사용할 지 친구와 디스코드로 화면을 공유하고, 업무에 맞는 운용법을 같이 찾아갔다. 목표는 셋이었다.
- 외부에서 모바일로 열 땐 직관적으로
- 사무실에선 웹으로 체계적으로
- 프로젝트·할 일·일정이 한눈에
설계는 쉬웠다, 보여주기가 어려웠다
프로젝트DB와 할일DB 설계 자체는 어렵지 않았다. 시스템이 잘 갖춰진 회사를 다닌 덕에, 업무 흐름의 구성 요소와 항목 간 관계는 알고 있었으니까.
진짜 고민은 다른 데 있었다. 머릿속 구조를 노션 화면에 어떻게 펼칠 것인가. 데이터는 있는데, 같은 DB를 표로 볼지 보드로 볼지 리스트로 볼지, 그룹을 어떻게 나눌지. 뷰에 따라 전혀 다른 물건처럼 보인다. 시각화가 노션 대시보드의 절반이라는 걸 여기서 처음 실감했다.
DB 구조 — 판단이 들어간 두 곳
프로젝트DB는 이름·담당자·시작/완료일·D-day·진행상태·세부업무·연관 회의록으로 짰다. D-day는 완료일 기준 남은 날을 자동 계산하는 수식 속성이다(이 수식은 Claude가 작성해줬다). 날짜만 넣으면 카운트다운이 붙는다. 생성일·수정일은 대시보드에선 숨기고 관리 페이지에서만 보이게 했다.
할일DB에서 두 가지를 일부러 다르게 잡았는데, 둘 다 나중을 위한 판단이었다.
- 관계형 연결. 할 일을 프로젝트에 Relation으로 묶으면, 프로젝트DB에서 세부업무를 롤업으로 끌어올 수 있다.
- 날짜 필드명 분리. 프로젝트DB의 ‘시작일/완료일’과 달리 할일DB는 ‘착수일/완료일’로 네이밍을 바꿨다. 나중에 자동화를 연결할 때 필드명이 겹치면 꼬이기 때문이다. (실제로 이게 뒤에 Make 연동에서 도움이 됐다.)
- 모바일은 세밀한 터치가 어려워 ‘페이지 잠금’ 상태로 두고, 새 글 작성용 생성 버튼만 배치했다.
- 데스크탑은 공지사항을 모바일과 동기화해 같은 내용이 뜨게 하고, 사이드바로 일정을 한눈에 보게 했다.
만들어보고 남은 생각
페이지를 만들수록 어떤 링크 구조가, 어떤 보드가 공유 업무에 맞는지 고민하게 됐다. 제일 상단에 공지사항을 보여주어야 한다. 그 밑으로 각 자의 일정들과 업무 페이지를 확인하기 쉽게 만드는 것이 목표였다. DB링크를 어떻게 보여주어야하는지 셀을 지웠다가 붙였다가 고민을 했었지만, DB 기초를 탄탄히 잡아두니 실사용자 의견을 반영하는 건 손쉬웠다.
노션으로 무언가를 공유하거나 기록을 쌓으려면, 먼저 담을 것의 체계화가 필요하다. 누가·언제·무엇을·어떻게. 혼자 쌓는 기록은 종이든 메모장이든 아무 형식이나 된다. 하지만 누군가와 공유해야 하는 순간이 오면, 노션 데이터베이스를 짜는 데 시간을 쓰는 게 결국 빠른 길일 수도 있다.
추가사항
노션에서는 노션 캘린더를 이용하면 DB의 일정들을 캘린더에 쉽게 보여준다.
단점은 구글 캘린더의 일정은 노션 캘린더로 연동이 되지만, 노션이나 노션 캘린더에서 구글 캘린더로 일정을 보내는 기능은 없다.
방법은 외부 툴을 이용해 구글 캘린더로 일정을 보내는 법이 있다. 방법은 아래 링크로.